Verifactu für Restaurants: Was es ist und wie Sie sich vorbereiten
Verifactu ist der Name der spanischen Verordnung, die Abrechnungssysteme dazu verpflichtet, manipulationssichere Aufzeichnungen zu erzeugen. Für ein Restaurant bedeutet das eine ganz konkrete Sache: Die Software, mit der Sie Belege ausstellen, muss bestimmte technische Anforderungen erfüllen. Dieser Leitfaden fasst ohne Fachchinesisch zusammen, was sich ändert und wie Sie rechtzeitig gerüstet sind.
01Was Verifactu ist, in einem Satz
Es ist die Betrugsbekämpfungsverordnung, die vorschreibt, dass jede Rechnung oder jeder Beleg auf verkettete, unveränderliche Weise erfasst wird, sodass ein Verkauf nachträglich weder gelöscht noch bearbeitet werden kann. Das System verkettet jeden Datensatz mit einem Hash mit dem vorherigen, fügt eine Signatur und einen prüfbaren Code hinzu (in der Regel ein QR-Code auf dem Beleg selbst).
02Wen es betrifft und ab wann
Es betrifft die meisten Betriebe, die Rechnungen oder Belege mit Software ausstellen, und die Gastronomie fällt eindeutig darunter. Die verpflichtenden Fristen haben sich im Laufe der Zeit verschoben, deshalb ist es sinnvoll, nicht bis zum letzten Tag zu warten: Wenn Ihr Kassensystem vorbereitet ist, verläuft die Umstellung für Sie unbemerkt. Prüfen Sie stets den aktuellen Kalender der Steuerbehörde und klären Sie, falls Sie eine Steuerberatung haben, Ihren Fall mit ihr ab.
03Was Ihr Kassensystem leisten muss
In der Praxis muss Ihre Belegsoftware: für jeden Verkauf einen Datensatz erzeugen, ihn mit dem vorherigen verketten, signieren, diese Datensätze aufbewahren und ihre Prüfung ermöglichen. All das geschieht im Hintergrund, ohne dass Ihr Team beim Kassieren etwas anders macht. Für Sie zählt, dass die Software das von Haus aus leistet und aktuell bleibt.
04Verifactu ist nicht dasselbe wie TicketBAI
Wenn Sie im Baskenland oder in Navarra tätig sind, gilt das System TicketBAI mit eigenen Fristen und eigenem Format. Verifactu ist die Regelung für das übrige Staatsgebiet. Gute Gastronomiesoftware nimmt Ihnen diesen Unterschied ab und wendet automatisch die Regelung an, die für Ihren Steuerort gilt.
05Wie Sie sich ohne Stress vorbereiten
Fragen Sie erstens Ihren Kassenanbieter, wie und wann er sich an Verifactu anpasst, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen. Halten Sie zweitens Ihre Steuernummer (NIF) und Ihre Steuerdaten für die Aktivierung bereit. Machen Sie drittens nach der Aktivierung einen Testverkauf und prüfen Sie, ob der Beleg den QR-Code zur Überprüfung enthält. Und bewahren Sie viertens Ihre Datensätze auf.
06Stand von Verifactu in Tablezio
Verifactu in Tablezio befindet sich in Entwicklung. Die Kasse kann bereits per Hash verkettete Rechnungsdatensätze erzeugen, übermittelt sie aber noch nicht an die spanische Steuerbehörde (AEAT). Sie ist daher derzeit kein gültiges Verifactu-System und sollte nicht als solches genutzt werden. Wir arbeiten daran, sie für die Pflicht ab 2027 vorzubereiten.
Verifactu klingt nach Papierkram, läuft für Sie aber auf eine Entscheidung hinaus: eine Kasse zu nutzen, die angepasst ist, bevor die Pflicht für Sie gilt. Fragen Sie Ihren Anbieter nach dem aktuellen Stand und klären Sie Ihre Fristen mit Ihrer Steuerberatung.